Embora a maioria dos provedores de SaaS (Software como Serviço) tenha planos robustos de recuperação de desastres para suas plataformas, eles geralmente não se responsabilizam pela perda de dados em sua conta individual. Isso significa que, se informações críticas forem perdidas por um problema do seu lado, você é o responsável final pela recuperação delas.

O uso de aplicativos SaaS para gerenciar seu trabalho introduz certos riscos, e a perda de dados importantes pode acontecer de várias maneiras. Aqui estão cinco grandes ameaças contra as quais você deve proteger sua equipe.

Este é o principal motivo para a perda de dados. É surpreendentemente fácil para um membro da equipe cometer um erro que pode atrasar seu trabalho em horas ou até mesmo dias. Em muitos aplicativos de produtividade, bastam alguns cliques para excluir um projeto ou quadro inteiro. Um usuário pode ter a intenção de excluir uma única tarefa, mas acidentalmente ter a tabela inteira selecionada, ou pode escolher a opção "excluir" em vez de "arquivar".

Também é comum precisar reverter erros menores, como alterar acidentalmente a configuração de um campo, remover um valor de um campo de seleção ou sobrescrever a coluna errada com uma importação de dados. Embora alguns desses problemas menores possam ser desfeitos no próprio aplicativo, outros exigem uma ferramenta dedicada de backup e restauração para reverter as alterações.

Ameaças internas podem ser tão prejudiciais quanto as externas. Em muitas empresas, os controles de autorização podem ser flexibilizados, permitindo que a maioria dos membros da equipe faça atualizações significativas ou até mesmo exclua dados cruciais. Um funcionário insatisfeito pode excluir intencionalmente projetos ou quadros inteiros para prejudicar a empresa.

Existem também casos menos graves, mas ainda problemáticos, em que membros preguiçosos da equipe podem excluir dados para aliviar sua carga de trabalho, como remover leads de vendas para evitar o acompanhamento ou excluir tarefas para esconder um prazo perdido. Quando o trabalho é gerenciado em um espaço online compartilhado, um backup independente garante que você tenha um registro verdadeiro de toda a atividade.

A maioria dos principais aplicativos SaaS tem um forte histórico de tempo de atividade (uptime), mas nenhum serviço é perfeito. Mesmo falhas menores, bugs de integrações de terceiros ou tempo de inatividade temporário podem impactar significativamente suas operações de negócios.

Imagine não conseguir acessar o trabalho preparatório antes de uma reunião com um cliente ou consultar detalhes de um contrato durante uma ligação. Um backup independente e de terceiros dos seus dados garante que você tenha acesso 24/7 às suas informações de negócios essenciais, mesmo quando o serviço principal não está disponível.

Integrar outros aplicativos ou importar dados de planilhas é uma forma comum de otimizar os fluxos de trabalho, mas essas operações podem ser enganosamente arriscadas. Um simples passo em falso, como um mapeamento de campo incorreto ou a importação de um arquivo com o formato errado, pode comprometer instantaneamente a integridade dos seus dados.

Muitas pessoas pressupõem que o ransomware visa apenas grandes corporações, mas, na realidade, os hackers geralmente atacam empresas menores, que podem não ter controles de segurança rigorosos. Ao obter acesso através das credenciais de um único funcionário, os invasores podem manter seus dados como reféns e exigir um resgate pesado. Uma estratégia de backup eficaz é sua melhor defesa, permitindo que você restaure seus dados e continue as operações sem pagar aos invasores.