Aunque la mayoría de los proveedores de SaaS (Software como Servicio) tienen planes sólidos de recuperación ante desastres para sus plataformas, normalmente no se responsabilizan de la pérdida de datos dentro de tu cuenta individual. Esto significa que si se pierde información crítica debido a un problema de tu lado, tú eres el responsable final de su recuperación.

Usar aplicaciones SaaS para gestionar tu trabajo introduce ciertos riesgos, y la pérdida de datos clave puede ocurrir de varias maneras. Aquí hay cinco grandes amenazas de las que deberías proteger a tu equipo.

Este es el principal motivo de la pérdida de datos. Es sorprendentemente fácil que un miembro del equipo cometa un error que puede hacerte perder horas o incluso días. En muchas aplicaciones de productividad, bastan unos pocos clics para eliminar un proyecto o tablero entero. Un usuario podría intentar eliminar una sola tarea pero tener accidentalmente toda la tabla seleccionada, o podría elegir la opción "eliminar" en lugar de "archivar".

También es común tener que revertir errores más pequeños, como cambiar accidentalmente la configuración de un campo, eliminar un valor de un campo de selección o sobrescribir la columna incorrecta con una importación de datos. Aunque algunos de estos problemas menores pueden deshacerse dentro de la propia aplicación, otros requieren una herramienta dedicada de copia de seguridad y restauración para revertir los cambios.

Las amenazas internas pueden ser tan perjudiciales como las externas. En muchas empresas, los controles de autorización pueden ser poco estrictos, permitiendo que la mayoría de los miembros del equipo realicen actualizaciones importantes o incluso eliminen datos cruciales. Un empleado descontento podría eliminar intencionadamente proyectos o tableros enteros para perjudicar a la empresa.

También hay casos menos graves pero igualmente problemáticos en los que miembros del equipo perezosos podrían eliminar datos para aligerar su carga de trabajo, como eliminar clientes potenciales para evitar seguimientos o borrar tareas para ocultar un plazo incumplido. Cuando el trabajo se gestiona en un espacio compartido en línea, una copia de seguridad independiente te asegura tener un registro real de toda la actividad.

La mayoría de las principales aplicaciones SaaS tienen un buen historial de tiempo de actividad, pero ningún servicio es perfecto. Incluso fallos menores, errores de integraciones de terceros o tiempos de inactividad temporales pueden afectar significativamente las operaciones de tu negocio.

Imagina no poder acceder al trabajo de preparación justo antes de una reunión con un cliente o consultar los detalles de un contrato durante una llamada. Una copia de seguridad independiente y de terceros de tus datos te asegura acceso 24/7 a tu información empresarial esencial, incluso cuando el servicio principal no está disponible.

Integrar otras aplicaciones o importar datos de hojas de cálculo es una forma habitual de optimizar los flujos de trabajo, pero estas operaciones pueden ser engañosamente arriesgadas. Un simple paso en falso, como un mapeo de campos incorrecto o la importación de un archivo con el formato equivocado, puede comprometer instantáneamente la integridad de tus datos.

Mucha gente asume que el ransomware solo ataca a grandes corporaciones, but en realidad, los hackers a menudo atacan a empresas más pequeñas, que pueden carecer de controles de seguridad estrictos. Al obtener acceso a través de las credenciales de un solo empleado, los atacantes pueden secuestrar tus datos y exigir un rescate considerable. Una estrategia de copia de seguridad eficaz es tu mejor defensa, permitiéndote restaurar tus datos y continuar con las operaciones sin pagar a los atacantes.